CONSEJO PARA DEPURAR FÓRMULAS EN MS EXCEL
Las fórmulas son una parte fundamental de las hojas de cálculo de Excel y se utilizan para realizar una gran cantidad de cálculos de todo tipo. Pero es inevitable encontrarse con alguna fórmula que devuelva un error sin darse una idea clara del problema.
Con la técnica que se mostrará a continuación, se evaluará cada una de las partes de una fórmula hasta conocer la causa del problema. Para el ejemplo, se utilizará la siguiente fórmula:
=SI(PROMEDIO(A1:A10) > PROMEDIO(B1:B10), PROMEDIO(A1:A10) / MIN(A1:A10), PROMEDIO(B1:B10) / MIN(B1:B10))
Esta fórmula evalúa el promedio del rango A1:A10 y lo compara con el promedio del rango B1:B10.
Si el primer resultado es mayor que el segundo, se dividirá dicho promedio entre el valor más pequeño del mismo rango.
No se debe intentar buscarle sentido a esta fórmula, solo se ha creado para probar el método de depuración. En la siguiente imagen se observa el resultado de la fórmula anterior sobre datos reales.
El promedio del rango A1:A10 es 5.3 y el promedio del rango B1:B10 es 7.3 y por lo tanto será este segundo rango el que se dividirá entre el número 4 que es el valor mínimo del rango B1:B10 para obtener el resultado final de 1.825.
EL COMANDO CALCULAR AHORA
La técnica a mostrarse en esta ocasión, utiliza el comando Calcular ahora, para evaluar una parte de una fórmula a la vez. Este comando se encuentra en la ficha Fórmulas y dentro del grupo Cálculo.
Este comando tiene asociada la tecla F9, así que durante el ejercicio se utilizará ese atajo del teclado. De manera predeterminada, el comando Calcular ahora hará el cálculo de todas las fórmulas del libro, pero si se selecciona una parte de una fórmula, este comando solo hará el cálculo de esa sección de la fórmula.
Por ejemplo, utilizando el mismo ejemplo anterior, se activará la celda D1 y dentro de la barra de fórmulas se seleccionará la primera función PROMEDIO tal como se muestra a continuación.
Una vez hecha la selección se pulsará la tecla F9 y Excel devolverá solamente el resultado de esa parte de la fórmula. La siguiente imagen muestra el resultado devuelto en la misma barra de fórmulas:
De esta manera se puede seguir seleccionando otras partes de la fórmula y pulsar la tecla F9 para pedir a Excel que calcule solamente esa parte de la fórmula. En la siguiente imagen ya se ha seleccionado y calculado el resultado de la segunda función PROMEDIO de la fórmula:
Así se puede continuar con la selección de cada parte de la fórmula, y calcular su resultado pulsando la tecla F9 para obtener un resultado como el siguiente:
Esta imagen muestra los resultados de cada una de las funciones de la fórmula. Se podría dar un siguiente paso y seleccionar la comparación del primer argumento de la función SI así como las divisiones posteriores, pero por ahora será suficiente para mostrar el funcionamiento del comando Calcular ahora cuando se ha hecho una selección dentro de la barra de fórmulas.
Es importante mencionar que es responsabilidad del usuario hacer una selección adecuada, es decir, seleccionar una parte de la fórmula que Excel podrá calcular de manera independiente o de lo contrario se obtendrá un mensaje de error. Por ejemplo, en la siguiente imagen se ha seleccionado la primera función PROMEDIO de la fórmula y además se ha incluido el símbolo mayor que:
Al pulsar la tecla F9 se mostrará un mensaje advirtiendo que la fórmula está incompleta.
CÓMO DEPURAR FÓRMULAS EN EXCEL
Utilizando la técnica recién mostrada, se podrá evaluar cada parte de una fórmula hasta encontrar la causa del problema. Por ejemplo, considérese el siguiente ejemplo donde la fórmula original devuelve el error #¡DIV/0!
Después de evaluar cada parte de la fórmula, tal como se hizo en la sección anterior, se obtiene el siguiente resultado:
Se puede ver que la última función devuelve el valor cero y esa división es la que causa que toda la fórmula devuelva un error. Con la evaluación que se ha hecho, se puede revisar la columna B y encontrar que la celda B5 tiene el valor cero devuelto por la función MIN y que es la razón del error en la fórmula.
Aunque este ha sido un ejemplo sencillo, existen errores devueltos por fórmulas mucho más complejas que la expuesta en este ejemplo. Pero con la técnica mostrada en esta ocasión, se podrá evaluar cada parte de una fórmula hasta llegar al origen del problema y de esa manera resolver fácilmente la causa del error.
